Člankom 299. Zakona o radu (NN, broj 149/09, 61/11, 82/12 i 73/13. – dalje ZR) propisano je da s danom pristupanja Republike Hrvatske Europskoj uniji prestaju važiti odredbe članka 291. ZR-a koji normativno uređuju radnu knjižicu i postupanje poslodavca s radnom knjižicom. Stoga je s danom 1. srpnja 2013. godine radna knjižica prestala važiti kao javna isprava. Podaci, koji su se upisivali u radnu knjižicu, vodit će se u elektroničkom obliku, sukladno Pravilniku o elektroničkom zapisu podataka iz područja radnih odnosa (NN, broj 79/13).
Prema odredbi članka 299. stavka 2. ZR-a poslodavac je obvezan najkasnije u roku od tri mjeseca od dana pristupanja Republike Hrvatske Europskoj uniji (najkasnije do 30. rujna 2013. godine) vratiti radniku radnu knjižicu.
Prije povrata radne knjižice radniku, ovlaštena osoba poslodavca dužna je precrtati sve nepopunjene rubrike radne knjižice, uz pečat i potpis ovlaštene osobe. Pri tom držimo potrebnim istaknuti da se nepopunjene rubrike ne trebaju precrtavati svaka posebno, već se može precrtati cijela stranica jednom kosom crtom, a potpis i pečat se stavljaju samo u rubriku „bilješke“ u kojoj se evidentira da su sve nepopunjene rubrike precrtane.
Poslodavac prije povrata radne knjižice ne zaključuje radnu knjižicu s danom 30. lipnja 2013. budući da radni odnos radnika s navedenim danom ne prestaje. U tom slučaju poslodavac u radnoj knjižici neće upisivati trajanje zaposlenja, već je navedene rubrike potrebno precrtati. U slučaju da radniku prije vraćanja radne knjižice prestane ugovor o radu, poslodavac u radnu njižicu ne upisuje prestanak rada, budući da je ona, kao javna isprava, prestala važiti 1. srpnja 2013. godine, već će tom radniku, kao i ostalim radnicima koji nastavljaju radni odnos, samo precrtati prazne rubrike i upisati napomena u rubrici "Bilješke".
U rubrici predviđenoj za upisivanje bilješki (stranica 34.-36. radne knjižice) poslodavac se treba pozvati na zakonsku osnovu na temelju koje su precrtane nepopunjene rubrike u radnoj knjižici („nepopunjene rubrike precrtane temeljem članka 299. stavka 3. ZR“ – datum, potpis i pečat ovlaštene osobe poslodavca). Ovlaštena osoba poslodavca je osoba iz odredbe članka 127. Zakona o radu, dakle osoba koja je od poslodavca ovlaštena odlučivati i zastupati ga u ostvarivanju prava i obveza iz radnog odnosa. Pri tom napominjemo da nema zapreka da poslodavac, koji ima dislocirane organizacijske cjeline i velik broj radnih knjižice, ne ovlasti više različitih osoba da radnicima u propisnom postupku ne vrate radne knjižice. Također nema zapreka da se upis u „Bilješku“ izvrši bilo naljepnicom bilo žigom s tekstom: nepopunjene rubrike precrtane temeljem članka 299. stavka 3. ZR. Nakon toga radne knjižice poslodavac treba vratiti radnicima u roku od tri mjeseca.
Ako poslodavac iz bilo kojeg razloga nekom radniku ne može vratiti njegovu radnu knjižicu, dužan ju je dostaviti nadležnoj područnoj ustrojstvenoj jedinici Hrvatskog zavoda za mirovinsko osiguranje (dalje: Zavod), prema mjestu prebivališta radnika (područne službe - područni uredi Zavoda) u skladu s odredbom članka 299. ZR-a.
Također, prema navedenoj odredbi ZR-a, za radnike s nepoznatom adresom prebivališta poslodavac je dužan radnu knjižicu dostaviti središnjoj ustrojstvenoj jedinici Zavoda (Središnja služba Zagreb).
Obvezu vraćanja radne knjižice osobi do najkasnije 30. rujna 2013. imaju i poslodavci koji su primili osobu na stručno osposobljavanje bez zasnivanja radnog odnosa, prema odredbi članka 6. Zakona o poticanju zapošljavanja (NN, broj 57/12 i 120/12).
Radna knjižica koju je poslodavac vratio radniku na način propisan člankom 299. ZR-a je javna isprava koja će se i nadalje koristiti u svrhu dokazivanja podataka koji se u njoj nalaze.
Od 1. srpnja 2013. podatke relevantne za ostvarivanje prava iz mirovinskog osiguranja kao i nekih drugih prava osigurat će Zavod u obliku elektroničkog zapisa. Povodom učestalih pitanja na koji će se način od sada evidentirati nova stručna znanja ili stečeno obrazovanje, koje se više ne upisuje u radnu knjižicu, odgovaramo da će o istom po obavijesti bilo poslodavca bilo osiguranika- radnika isto evidentirati Zavod u elektroničkoj bazi podataka. Podatke iz te baze radnici će moći dobiti na svoj zahtjev elektroničkom poštom putem korisničkih stranica Zavoda.
Međutim, valja ujedno naglasiti da se radnik može koristiti s vraćenom radnom knjižicom i nakon 1. srpnja 2013. godine u svrhu dokazivanja u postupcima utvrđivanja prava iz mirovinskog i/ili zdravstvenog osiguranja kao i osiguranja u slučaju nezaposlenosti.
